Aus steuerlicher Sicht gibt es verschiedene Arten von Arbeitsorten bzw. Tätigkeitsstätten, die unterschiedlich behandelt werden. Dies spielt besonders bei der Berechnung von Fahrtkosten eine Rolle. Denn basierend auf der Art deines Arbeitsortes wird zwischen zwei unterschiedlichen Fahrtkostenpauschalen unterschieden: der Entfernungspauschale und der Kilometerpauschale (auch Reisekostenpauschale genannt).

Aus diesem Grund ist die Wahl des richtigen Arbeitsortes wichtig. In diesem Artikel erfährst du, welche Arbeitsorte es gibt, wie sich Entfernungs- und Kilometerpauschale unterscheiden und wie du die richtige Auswahl in der Taxfix-App triffst.

Inhalt:

Entfernungspauschale und Kilometerpauschale

Was ist eine erste Tätigkeitsstätte?

Was ist ein Sammelpunkt, und welche Pauschale gilt?

Wie definiert sich ein weiträumiges Tätigkeitsgebiet?

Kann man mehrere erste Tätigkeitsstätten haben?

Auswärtstätigkeit /Außendienst: Hier gilt die Kilometerpauschale

So gibst du mehrere Arbeitgeber bzw. Arbeitswege in der Taxfix-App an

Was ist Verpflegungsmehraufwand?


Entfernungspauschale und Kilometerpauschale

Entfernungs- und Kilometerpauschale unterscheiden sich im Wesentlichen in der Berücksichtigung der gefahrenen Kilometer. Welche Pauschale du nutzen kannst, ist abhängig von der Art deiner Tätigkeitsstätte.

Die Entfernungspauschale ("Pendlerpauschale")

Die Entfernungspauschale wird von vielen auch "Pendlerpauschale" genannt. Die offizielle Bezeichnung ist jedoch Entfernungspauschale.

  • Bei der Entfernungspauschale wird nur der kürzeste und der einfache Weg (also nur der Hinweg) zwischen dem Zuhause und deinem Arbeitsort berücksichtigt. Relevant ist somit die Entfernung zwischen den beiden Orten.

  • Für jeden Tag, an dem du zur Arbeit fährst, kannst du mit der Entfernungspauschale 0,30 Euro pro Kilometer deiner Hinfahrt als Werbungskosten absetzen. Diese Pauschale gilt verkehrsmittelunabhängig - du kannst sie nutzen, wenn du mit dem Auto, dem Bus, dem Fahrrad oder auch zu Fuß unterwegs bist.

  • Die Entfernungspauschale gilt, wenn dein Arbeitsort deine “erste Tätigkeitsstätte” ist. Ist der Ort, zu dem du beruflich gefahren bist, nicht deine erste Tätigkeitsstätte, dann hattest du eine Auswärtstätigkeit - und es greift die Kilometerpauschale. Es ist daher wichtig zu wissen, was eine erste Tätigkeitsstätte ausmacht. Wir werden das unten genauer erklären.

Beispielrechnung für die Entfernungspauschale:

In dem Beispiel gehen wir davon aus, dass der einfache Weg zur Arbeit 18 km beträgt und wir an 230 Tagen tatsächlich zur Arbeit gefahren sind.

Fahrtkosten = 18 km (Hinweg) x 0,30 Euro (Pauschale) x 230 Arbeitstage = 1.242 Euro

Übrigens: Seit 2021 gilt ab dem 21. Kilometer eine Entfernungspauschale von 0,35 Euro, ab 2024 bis 2026 steigt sie noch einmal auf 0,38 Euro. Für die Kilometerpauschale gilt diese Erhöhung jedoch nicht.

Die Kilometerpauschale

  • Die Kilometer- bzw. Reisekostenpauschale berücksichtigt im Gegensatz zur Entfernungspauschale sowohl den Hinweg als auch den Rückweg. Demnach kannst du alle gefahrenen Kilometer steuerlich geltend machen.

  • Die Kilometerpauschale gilt nicht verkehrsmittelunabhängig, sondern nur für den motorisierten Verkehr, also Bus und Bahn, Auto, Motorrad und Mofa. Sie beläuft sich beim Auto auf 0,30 Euro pro Kilometer und bei Motorrad und Mofa auf 0,20 Euro.

  • Die Kilometerpauschale kannst du nutzen, wenn du einer Auswärtstätigkeit nachgehst - wenn du etwa im Außendienst unterwegs bist, in einer anderen Filiale einspringst oder auf Dienstreise bist. Solange es sich beim angefahrenen Arbeitsort nicht um deine erste Tätigkeitsstätte handelt, kannst du von der Kilometerpauschale profitieren.

Beispielrechnung für die Kilometerpauschale:

Bei der Kilometerpauschale werden Hin- und Rückweg berücksichtigt.

Fahrtkosten = 18 km x 2 (Hin- und Rückweg) x 0,30 Euro (Pauschale) x 230 Arbeitstage = 2.484 Euro

Was ist eine erste Tätigkeitsstätte?

Damit du weisst, welche Pauschale für dich gilt, musst du feststellen, ob du eine erste Tätigkeitsstätte hast und welche dies ist.

Eine erste Tätigkeitsstätte liegt vor, wenn man als Arbeitnehmer:in bei einem Arbeitgeber angestellt ist und stets am immer gleichen, festen Arbeitsplatz arbeitet.

Für komplexere Fälle wurden drei Voraussetzungen festgesetzt, die bei einer ersten Tätigkeitsstätte erfüllt sein müssen:

  • Liegt eine ortsfeste Einrichtung vor?

Das kann ein Büro, Restaurant oder Geschäft sein, zu dem du regelmäßig fährst. Ein Schiff, LKW oder Flugzeug sind nicht ortsfest und zählen daher nicht als eine erste Tätigkeitsstätte

  • Wurde dir eine Arbeitsstätte vom Arbeitgeber zugeordnet?

In der Regel entscheidet dein Arbeitgeber, wo du deine Arbeit verrichten sollst. Das muss nicht zwingend die Einrichtung vom Arbeitgeber sein, sondern auch die Tätigkeit bei einem verbundenen Unternehmen oder eines vom Arbeitgeber bestimmten Dritten (z.B. bei Leiharbeiter:innen). Wurde dir ein Arbeitsort zugewiesen, ist dies deine erste Tätigkeitsstätte

  • Ist die Zuordnung deines Arbeitsortes dauerhaft?

Die Zuordnung ist dauerhaft, wenn du für die vollständige Dauer der Beschäftigung oder unbefristet oder länger als 48 Monate einer bestimmten Arbeitsstätte zugeordnet bist

Wurde in deinem Arbeitsvertrag keine erste Tätigkeitsstätte festgelegt, dann gilt in der Regel der Arbeitsort als erste Tätigkeitsstätte, an dem du die meiste Zeit verbringst, also wenn du je Arbeitswoche mindestens zwei volle Arbeitstage oder mindestens ein Drittel der vereinbarten regelmäßigen Arbeitszeit dort arbeitest. Trifft dies gleichermaßen auf mehrere Arbeitsorte eines Arbeitgebers zu, ist deine erste Tätigkeitsstätte diejenige, die am nächsten zu deiner Wohnung liegt.

Bei Fahrten zu einer ersten Tätigkeitsstätte kommt die Entfernungspauschale zum Einsatz - somit kannst du nur den einfachen Weg zwischen deinem Zuhause und deinem Arbeitsort geltend machen.

Die Taxfix-App berücksichtigt die Pauschale bei der Auswahl deines Arbeitsortes in der Kategorie “Arbeit” automatisch. Wähle die Option “Bei meinem Arbeitgeber”, wenn du eine erste Tätigkeitsstätte hattest.

Was ist ein Sammelpunkt, und welche Pauschale gilt?

Du hast keinen festen Arbeitsplatz, fährst aber immer zum gleichen Ausgangspunkt? Dann liegt meist ein Sammelpunkt vor.

Dein Arbeitgeber kann in vielen Fällen einen Sammelpunkt festlegen, an dem du dich regelmäßig einfindest und von dem aus du deinen Arbeitstag beginnst.

Dies ist etwa bei Busfahrer:innen der Fall, wenn sie einem Busbahnhof zugeordnet sind. Gleichermaßen trifft das auf LKW-Fahrer:innen zu, die ihr Fahrzeug an einem bestimmten Ort abholen und wieder abstellen. Ein weiteres Beispiel wären Handwerker:innen auf Montage oder der Heimatflughafen von Flugpersonal.

Bei einem Sammelpunkt greift ebenfalls die Entfernungspauschale, also nur der einfache Weg zwischen dem Zuhause und dem Sammelpunkt. Zudem kannst du Verpflegungsmehraufwand geltend machen.

Wähle in der Taxfix-App in der Kategorie “Arbeit” die Option “Sammelpunkt”, um deine Fahrt zur Arbeit zu erfassen und die Entfernungspauschale zu nutzen. Im Verlauf kannst du auch einen Verpflegungsmehraufwand erfassen.

Wie definiert sich ein weiträumiges Tätigkeitsgebiet?

Ein weiträumiges Tätigkeitsgebiet liegt vor, wenn man auf einer festgelegten Fläche und nicht in einer festen betrieblichen Einrichtung arbeitet. Dies gilt zum Beispiel für Förster oder Hafenmitarbeiter. Ein solches Gebiet hat in der Regel einen Zugang, welchen man täglich anfährt, um von dort aus die Arbeit im Gebiet zu beginnen.

Ist dein Arbeitsort ein weiträumiges Tätigkeitsgebiet, kannst du die Entfernungspauschale in Anspruch nehmen. Steuerlich berücksichtigt wird somit nur der einfache Weg vom eigenen Zuhause zum Zugangspunkt. Zudem kannst du Verpflegungsmehraufwand geltend machen.

In der Taxfix-App wählst du in der Kategorie “Arbeit” als Arbeitsort “Weiträumiges Tätigkeitsgebiet”. Die Pauschale wird automatisch von der App berücksichtigt. Nach der Angabe deines Fahrweges kannst du deinen Verpflegungsmehraufwand erfassen.

Kann man mehrere erste Tätigkeitsstätten haben?

Wenn du für mehrere verschiedene Arbeitgeber zur gleichen Zeit arbeitest, kannst du pro Arbeitgeber jeweils eine erste Tätigkeitsstätte haben. Für jeden Arbeitgeber wird dabei separat beurteilt, ob eine erste Tätigkeitsstätte vorliegt oder nicht. Es ist also möglich, gleichzeitig mehrere erste Tätigkeitsstätten zu haben, für die jeweils die Entfernungspauschale gilt.

Bei einem Arbeitgeber kann man allerdings jeweils nur eine erste Tätigkeitsstätte haben. Arbeitest du also für einen Arbeitgeber, bei dem du unterschiedliche Einsatzorte hast, zum Beispiel verschiedene Filialen, kann nur einer dieser Einsatzorte die erste Tätigkeitsstätte sein. An den anderen Orten gehst du dann Auswärtstätigkeiten nach.

Auswärtstätigkeit /Außendienst: Hier gilt die Kilometerpauschale

Hast du keinen festen Arbeitsort und bist immer woanders tätig? Die Voraussetzungen einer ersten Tätigkeitsstätte treffen auf deinen Arbeitsplatz nicht zu? Dann befindest du dich im Außendienst bzw. in einer Auswärtstätigkeit:

  • Wenn du beispielsweise als Vertriebsmitarbeiter:in ausschließlich Kund:innen besuchst und daher ständig unterwegs bist

  • Wenn du beim gleichen Arbeitgeber zwei verschiedene Arbeitsstätten hast, kann nur eine davon die erste Tätigkeitsstätte sein. Die zweite gilt als Auswärtstätigkeit

  • Dienstreisen gelten grundsätzlich als Auswärtstätigkeit

  • Mobile Pflegekräfte, Schornsteinfeger:innen oder Bezirksleiter:innen befinden sich ebenfalls häufig im Außendienst

Bei Auswärtstätigkeiten gilt die Kilometer- bzw. Reisekostenpauschale. Du kannst also alle gefahrenen Kilometer (Hin- und Rückweg) steuerlich geltend machen.

Wähle in der Taxfix-App in der Kategorie “Arbeit” als Arbeitsort “Außendienst”, um die Kilometerpauschale in Anspruch zu nehmen. Deinen Verpflegungsmehraufwand kannst du nach Angabe deiner Fahrten erfassen.

So gibst du mehrere Arbeitgeber bzw. Arbeitswege in der Taxfix-App an

Wenn du mehrere Arbeitgeber oder Arbeitsorte hattest, kannst du in unserer App mehrere Arbeitswege erfassen. Für jeden Arbeitsweg kannst du dann den zutreffenden Arbeitsort bestimmen.Gib einfach zu Beginn in der Kategorie “Arbeit” die Anzahl deiner Arbeitswege an.

Was ist Verpflegungsmehraufwand?

Der sogenannte Verpflegungsmehraufwand ist steuerlich bedeutsam, wenn man häufig unterwegs ist, sei es im Rahmen von Dienstreisen, als Außendienstler oder auch im Rahmen von beruflichen Fortbildungen. Dabei geht der Gesetzgeber davon aus, dass du bei einer langen Abwesenheit vom eigenen Zuhause oder von deiner ersten Tätigkeitsstätte höhere Ausgaben (also einen Mehraufwand) für die Verpflegung hat.

Die höheren Kosten für deine Verpflegung kannst du steuerlich geltend machen. Hier greifen immer Pauschalen, die von der Dauer der Abwesenheit abhängig sind. Die Taxfix-App fragt bei der Angabe spezieller Fahrten daher gezielt nach Abwesenheiten und berechnet anhand der gemachten Angaben automatisch deinen Verpflegungsmehraufwand.

Grundsätzlich kannst du Verpflegungsmehraufwand in der App angeben, wenn dein Arbeitsort ein Sammelpunkt, ein weiträumiges Tätigkeitsgebiet oder eine Auswärtstätigkeit war oder du auf einer Dienstreise warst. Hattest du eine erste Tätigkeitsstätte, ist die Angabe hingegen nicht möglich. Weitere detaillierte Informationen zum Verpflegungsmehraufwand findest du hier.


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