Wer den Arbeitsalltag nicht an der ersten Tätigkeitsstätte verbringt, hat Anspruch auf Verpflegungsmehraufwendungen, auch ,,Spesen” genannt. Wir erläutern, welche Pauschalen dabei gelten und wie du sie in der Taxfix-App angibst.

Inhalt:

Wann habe ich einen Verpflegungsmehraufwand?

Welche Verpflegungspauschalen gibt es?

Verpflegungsmehraufwand im Ausland

Beispiel: Berechnung deines Verpflegungsmehraufwands

So gibst du deinen Verpflegungsmehraufwand in der Taxfix-App an


Wann habe ich einen Verpflegungsmehraufwand?

Wenn du auf Geschäftsreisen oder im Außendienst unterwegs bist, hast du in der Regel höhere Ausgaben für deine Verpflegung: Da du nicht Zuhause bist, gehst du eher ins Restaurant oder bestellst dir Essen auf dein Hotelzimmer.

Die höheren Ausgaben für deine Verpflegung werden häufig direkt vom Arbeitgeber ganz oder anteilig steuerfrei erstattet, etwa durch kostenlose Mahlzeiten oder durch die Auszahlung der Verpflegungspauschalen.

Hat dein Arbeitgeber die Kosten für deine Verpflegung bereits vollständig beglichen, kannst du sie nicht absetzen.

Wurden dir deine Kosten nicht oder nicht vollständig erstattet, kannst du sie hingegen als Werbungskosten geltend machen. Dabei greifen bestimmte Pauschalbeträge, die du absetzen kannst.

Welche Verpflegungspauschalen gibt es?

Je nach Dauer deiner Auswärtstätigkeit gibt es unterschiedlich hohe Pauschalen für deine Verpflegungsmehraufwendungen. In Deutschland gelten folgende Beträge:

Dauer der Abwesenheit

Höhe der Pauschale

Über 8 Stunden unterwegs / Anreise- und Abreisetage

14 Euro

24 Stunden unterwegs

28 Euro

Verpflegungsmehraufwand im Ausland

Musst du für eine Auswärtstätigkeit ins Ausland, kommt es für die Höhe der Verpflegungspauschalen auf das Land an. Außerdem variieren auch innerhalb der Länder die Pauschalen für einen Verpflegungsmehraufwand. So sind sie in großen Städten oft höher als im übrigen Land, da Städtetrips meist mit höheren Reisekosten verbunden sind.

Im Rahmen von Dienstreisen fragt die Taxfix-App daher das Ziel deiner Reise genau ab und berücksichtigt die geltenden Pauschalen automatisch.

Beispiel: Berechnung deines Verpflegungsmehraufwands

Deine Mehraufwendungen für Verpflegung ermittelst du auf Grundlage der Dauer deiner Auswärtstätigkeit. In der Taxfix-App musst du die Beträge nicht selber berechnen, sondern nur deine Abwesenheiten erfassen.

  • Bei einer 1-tägigen Abwesenheit von über 8 Stunden:

Du bist beispielsweise für einen Tag im Außendienst unterwegs oder besuchst eine berufliche Fortbildung und befindest dich länger als 8 Stunden nicht Zuhause oder bei deinem Arbeitgeber. In diesem Fall liegt eine Abwesenheit von über 8 Stunden vor und du kannst 14 Euro geltend machen.

  • Bei einer 2-tägigen Abwesenheit:

Du bist beispielsweise auf einer kurzen, 2-tägigen Dienstreise. An Tag 1 reist du an, übernachtest vor Ort und reist an Tag 2 wieder ab. In diesem Fall hast du einen Anreisetag und einen Abreisetag und kannst dafür jeweils 14 Euro und insgesamt 28 Euro absetzen.

  • Bei einer 3-tägigen Abwesenheit:

Du bist zum Beispiel für 3 Tage beruflich unterwegs. Tag 1 ist dein Anreisetag. Du übernachtest und befindest dich an Tag 2 für volle 24 Stunden vor Ort. An Tag 3 reist du wieder ab, dies ist dein Abreisetag. Du kannst somit Pauschalen für einen Anreisetag (14 Euro), einen Tag von 24 Stunden (28 Euro) und einen Abreisetag (14 Euro) geltend machen, insgesamt also 56 Euro.

So gibst du deinen Verpflegungsmehraufwand in der Taxfix-App an

Verpflegungsmehraufwand kannst du in der Taxfix-App in der Kategorie “Arbeit” an verschiedenen Stellen erfassen.

Bei Angabe deines Arbeitswegs innerhalb Deutschlands:

Verpflegungsmehraufwendungen kannst bei Angabe deines Arbeitsweges erfassen, wenn du bei der Frage nach dem Arbeitsort eine der folgenden Optionen auswählst:

  • “Sammelpunkt”

  • “Weiträumiges Tätigkeitsgebiet” oder

  • “Außendienst/Auswärtstätigkeit”

Nach der Angabe des Arbeitsweges hast du die Möglichkeit, deine Abwesenheiten und mögliche Erstattungen durch den Arbeitgeber zu erfassen:

  • Bestimme erst die Art der Abwesenheiten. Hier kannst du mehrere Optionen wählen, etwa bei mehrtägigen Auswärtstätigkeiten

  • Gib die Anzahl der Abwesenheiten an

  • Erfasse abschließend Kostenerstattungen durch den Arbeitgeber, falls zutreffend. Dies ist an dieser Stelle nur notwendig, wenn die Erstattungen nicht in deiner Lohnsteuerbescheinigung notiert sind. Andernfalls werden die Erstattungen einfach über deine Lohnsteuerbescheinigung in der Kategorie “Einkommen” angegeben

Basierend auf deinen Angaben berücksichtigt die Taxfix-App die geltenden Verpflegungspauschalen automatisch.

Im Rahmen von Dienstreisen im In- und Ausland:

Wenn du auf Dienstreise warst und dabei Kosten getragen hast, die dir von deinem Arbeitgeber nicht erstattet wurden, kannst du deine Ausgaben absetzen.

Die Taxfix-App fragt Geschäftsreisen gesondert ab. Du kannst die Anzahl deiner Reisen im Steuerjahr und die Kosten für jede Dienstreise separat erfassen.

Hier kannst du auch das Ziel deiner Reise sowie den Zeitraum genau bestimmen. Diese Angaben sind notwendig, um die Verpflegungspauschalen korrekt zu ermitteln. Sie werden automatisch berücksichtigt.

Im weiteren Verlauf der Fragen kannst Kosten für Fahrkarten, für Übernachtungen bei mehrtägigen Reisen, Reisenebenkosten sowie Erstattungen durch den Arbeitgeber angeben.


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