Brauchst du für deine Ausgaben einen Nachweis und hast keinen Originalbeleg mehr, kann ein Eigenbeleg helfen. In welchen Fällen das möglich ist und welche Angaben wichtig sind, erklären wir hier.

Wann brauche ich Belege?

Bis 2016 musste man zu seiner Steuererklärung immer unaufgefordert alle Kosten und Einnahmen anhand von Belegen nachweisen. Seit 2017 gilt die sogenannte Belegvorhaltepflicht. Das bedeutet, dass Belege nur noch vorgelegt werden müssen, wenn das Finanzamt danach fragt.

💡 Detaillierte Informationen zu Nachweisen und Belegen findest du hier. 

Wann kann ich einen Eigenbeleg einreichen?

Du bist noch immer verpflichtet, alle Belege aufzubewahren und im Fall der Fälle vorzuzeigen. Allerdings kann es passieren, dass Belege verloren gehen oder versehentlich weggeworfen werden. Das ist ärgerlich, da das Finanzamt in diesem Fall die Kosten wahrscheinlich nicht berücksichtigt. Doch für diesen Fall gibt es eine Notlösung: Du erstellst als Ersatz einen sogenannten Eigenbeleg.

🚨 Wichtig zu wissen:

Eigenbelege werden häufig anerkannt, es besteht aber kein gesetzlicher Anspruch darauf. Deshalb sollten sie eine Ausnahme darstellen und nicht dein Standardverfahren für den Nachweis werden. 

Bei geringeren Ausgaben bis 150 Euro sind die Aussichten auf eine Anerkennung des Eigenbelegs gut. Hast du jedoch ungewöhnlich viele Eigenbelege, wird das Finanzamt diese genau überprüfen und sie eventuell nicht anerkennen.

💡 Tipp

Manchmal brauchst du gar keine Belege, denn für einige Ausgaben gibt es Pauschalen oder auch pauschale Grenzen, die Nichtbeanstandungsgrenzen. Wenn diese gelten, fragt das Finanzamt normalerweise nicht nach Nachweisen. Hier findest du dazu weitere Informationen.

Für welche Ausgaben kann ich Eigenbelege einreichen?

Eigenbelege eignen sich bei eher geringen Kosten, zum Beispiel für:

• Verlorene, gestohlene oder unleserliche Quittungen (z.B. bei Kauf von Fachliteratur, Wäscheservice, etc.)
• Automaten ohne oder mit defekter Belegausgabe (Parkuhr, Münzkopierer, Waschanlage)
• Reisenebenkosten

💡 Hinweis für Selbständige und Gewerbetreibende mit Umsatzsteuerverpflichtung: Der Abzug der Vorsteuer ist mit Eigenbeleg nicht möglich. Dafür benötigst du eine ordentliche Rechnung mit Umsatzsteuerausweis. Beachte, dass Taxfix Selbständige und Gewerbetreibende derzeit leider noch nicht unterstützen kann. 

Wie sieht ein Eigenbeleg aus?

Einen Eigenbeleg kannst du ganz einfach selber erstellen, zum Beispiel mit einem Textverarbeitungsprogramm wie Google Docs oder Microsoft Word.

Diese Angaben müssen auf dem Beleg stehen:

• Betrag
• Zahlungsdatum
• Zahlungsempfänger mit vollständiger Anschrift
• Art der Ausgaben / Verwendungszweck
• Grund für den Eigenbeleg
• Ort, Datum und eigene Unterschrift

Du solltest den Eigenbeleg möglichst genau begründen und, wenn möglich, weitere Nachweise zu den Ausgaben liefern. Das erhöht die Chance, dass sie anerkannt werden. Vorteilhaft ist, wenn du die Kosten durch einen Bankauszug nachweisen kannst.

Beispiele für Eigenbelege

Beispiel 1:

Du bist mit dem Auto zu einem Bewerbungsgespräch gefahren und musstest vor Ort Parkgebühren zahlen. Der Parkautomat hat dir jedoch keine Quittung ausgegeben. Du stellst daher einen Eigenbeleg aus. Wenn dein Finanzamt nach einem Nachweis für deine Bewerbungskosten fragt, kannst du den Eigenbeleg einreichen. Für die Berechnung der Fahrtkosten nutzt du einfach die Kilometerpauschale, hier ist kein Beleg nötig. Um nachzuweisen, dass das Bewerbungsgespräch wirklich stattfand, kannst du zum Beispiel zusätzlich die E-Mail-Kommunikation mit dem Arbeitgeber einreichen, bei dem du dich beworben hast.

Beispiel 2: 

Du hast einen Bürostuhl gekauft und die Quittung verloren. Da du mit Karte bezahlt hast, reichst du den Bankauszug mit ein.