Wer den Arbeitsalltag nicht an der ersten Tätigkeitsstätte verbringt, hat Anspruch auf Verpflegungsmehraufwendungen, auch ,,Spesen” genannt. Unter der ersten Tätigkeitsstätte ist in der Regel die ortsfeste betriebszugehörige Einrichtung des Arbeitgebers gemeint. Wir erläutern, welche Pauschalen dabei gelten und wie du sie in der Taxfix-App angibst.

Inhalt:

• Wann habe ich einen Verpflegungsmehraufwand?
• Welche Verpflegungspauschalen gibt es?
• Verpflegungsmehraufwand im Ausland
• Beispiel: Berechnung deines Verpflegungsmehraufwands
• So gibst du deinen Verpflegungsmehraufwand in der Taxfix-App an

Wann habe ich einen Verpflegungsmehraufwand?

Wenn du auf Geschäftsreisen oder im Außendienst unterwegs bist, hast du in der Regel höhere Ausgaben für deine Verpflegung: Da du nicht an deiner ersten Tätigkeitstätte bist, gehst du eher ins Restaurant oder bestellst dir Essen auf dein Hotelzimmer.

Die höheren Ausgaben für deine Verpflegung werden häufig direkt vom Arbeitgeber ganz oder anteilig steuerfrei erstattet, etwa durch kostenlose Mahlzeiten oder durch die Auszahlung der Verpflegungspauschalen.

Hat dein Arbeitgeber die Kosten für deine Verpflegung bereits vollständig beglichen, kannst du sie nicht absetzen.

Wurden dir deine Kosten nicht oder nicht vollständig erstattet, kannst du sie hingegen als Werbungskosten geltend machen. Dabei greifen bestimmte Pauschalbeträge, die du absetzen kannst.

Welche Verpflegungspauschalen gibt es?

Je nach Dauer deiner Auswärtstätigkeit gibt es unterschiedlich hohe Pauschalen für deine Verpflegungsmehraufwendungen. In Deutschland gelten folgende Beträge:

Verpflegungsmehraufwand im Ausland

Musst du für eine Auswärtstätigkeit ins Ausland, kommt es für die Höhe der Verpflegungspauschalen auf das Land an. Außerdem variieren auch innerhalb der Länder die Pauschalen für einen Verpflegungsmehraufwand. So sind sie in großen Städten oft höher als im übrigen Land, da Städtetrips meist mit höheren Reisekosten verbunden sind.

Im Rahmen von Dienstreisen fragt die Taxfix-App daher das Ziel deiner Reise genau ab und berücksichtigt die geltenden Pauschalen automatisch.

Beispiel: Berechnung deines Verpflegungsmehraufwands

Deine Mehraufwendungen für Verpflegung ermittelst du auf Grundlage der Dauer deiner Auswärtstätigkeit. In der Taxfix-App musst du die Beträge nicht selber berechnen, sondern nur deine Abwesenheiten erfassen.

Bei einer 1-tägigen Abwesenheit von über 8 Stunden

Du bist beispielsweise für einen Tag im Außendienst unterwegs oder besuchst eine berufliche Fortbildung und befindest dich länger als 8 Stunden nicht Zuhause oder bei deinem Arbeitgeber. In diesem Fall liegt eine Abwesenheit von über 8 Stunden vor und du kannst 14 Euro geltend machen.

Bei einer 2-tägigen Abwesenheit

Du bist beispielsweise auf einer kurzen, 2-tägigen Dienstreise. An Tag 1 reist du an, übernachtest vor Ort und reist an Tag 2 wieder ab. In diesem Fall hast du einen Anreisetag und einen Abreisetag und kannst dafür jeweils 14 Euro und insgesamt 28 Euro absetzen.

Bei einer 3-tägigen Abwesenheit

Du bist zum Beispiel für 3 Tage beruflich unterwegs. Tag 1 ist dein Anreisetag. Du übernachtest und befindest dich an Tag 2 für volle 24 Stunden vor Ort. An Tag 3 reist du wieder ab, dies ist dein Abreisetag. Du kannst somit Pauschalen für einen Anreisetag (14 Euro), einen Tag von 24 Stunden (28 Euro) und einen Abreisetag (14 Euro) geltend machen, insgesamt also 56 Euro.

So gibst du deinen Verpflegungsmehraufwand in der Taxfix-App an

Verpflegungsmehraufwand kannst du in der Taxfix-App in der Kategorie “Arbeit” erfassen. Zunächst musst du Angaben über deinen Arbeitgeber machen und lädst deine Lohnsteuerbescheinigung hoch falls du sie zur Hand hast.

Bei Angabe deines Arbeitswegs innerhalb Deutschlands

Verpflegungsmehraufwendungen kannst du erfassen, wenn du bei der Frage nach dem Arbeitsweg eine der folgenden Optionen auswählst:

• “Viele verschiedene Orte” oder
• “Unterwegs / im Fahrzeug tätig” oder
• "Großes Gebiet (Hafen, Forst)"

Im Rahmen von Geschäftsreisen im In- und Ausland

Wenn du regelmäßig unterwegs, also auf Geschäftsreise warst und dabei Kosten getragen hast, die dir von deinem Arbeitgeber nicht erstattet wurden. Diese Ausgaben kannst du absetzen.

Die Verpflegungsmehraufwendungen kannst du in der Taxfix-App bei der Frage zu Geschäftsreisen angeben.

Die Auswärtstätigkeit

Wenn du also an verschiedenen Orten, unterwegs bzw. im Fahrzeug tätig warst, dann folgt zunächst die Frage, ob du zu Beginn deiner Arbeit regelmäßig zu einem festen Ort gefahren bist.

Beantwortest du sie mit "Nein", dann erscheint vorerst nur die Information, dass du regelmäßig unterwegs warst, eine sogenannte Auswärtstätigkeit vorliegt und dass du diese später an der entsprechenden Stelle angeben kannst.

Im weiteren Verlauf wirst du an die Geschäftsreise erinnert. Dort gibst du an, dass du Geschäftsreisen unternommen hast. Nun kannst du die Verpflegungsmehraufwendungen sowie Fahrten angeben. 

Der Sammelpunkt

Beantwortest du die Frage "Bist du zu Beginn deiner Arbeit regelmäßig zu einem festen Ort gefahren?", mit "Ja", dann bekommst du zunächst den Hinweis, dass ein sogenannter Sammelpunkt vorliegt. Anschließend werden deine Fahrkosten wie gewohnt abgefragt.

Um zusätzlich Verpflegungsmehraufwendungen anzugeben, musst du später angeben, dass du Geschäftsreisen hattest. Anschließend wählst du bei den Kosten die Antwort "Verpflegungsmehraufwendungen" aus und gibst diese direkt ein.

Der feste Ort vom Arbeitgeber

Sofern du ganz normal einem festen Arbeitsplatz ("Fester Ort vom Arbeitgeber") gearbeitet hast, besteht in der Regel kein Anspruch auf Verpflegungsmehraufwendungen. Falls du dennoch Geschäftsreisen hattest, dann kannst du sie bei der Frage zu Geschäftsreisen zusätzlich angeben.

Falls du in einem großen Gebiet ("Großes Gebiet (Hafen/Forst)") gearbeitet hast, kannst du nach Angabe der Arbeitstage und des Arbeitswegs die Verpflegungsmehraufwendungen im weiteren Verlauf unter Geschäftsreise erfassen.