Dienstreisen gehören in vielen Beschäftigungsverhältnissen dazu. Die anfallenden Reisekosten kannst du von der Steuer absetzen. Wie du das machst, erklären wir dir im Folgenden.

Inhalt:

• Welche Voraussetzungen müssen erfüllt sein, um Reisekosten abzusetzen?
• Diese Reisekosten kannst du absetzen
• So gibst du deine Dienstreise in der Taxfix-App an

Welche Voraussetzungen müssen erfüllt sein, um Reisekosten abzusetzen?

Zu Reisekosten gehören Fahrtkosten, Verpflegungsmehraufwand, Reisenebenkosten und Übernachtungskosten. Du kannst diese Reisekosten als Werbungskosten absetzen, wenn sie durch eine berufliche Auswärtstätigkeit veranlasst wurden. Berufliche Auswärtstätigkeit meint, dass du außerhalb deiner Wohnung und deiner regelmäßigen Arbeitsstätte tätig bist.

Zudem kannst du die Kosten nur geltend machen, wenn sie dir dein Arbeitgeber nicht erstattet hat. Im Normalfall kommt dein Arbeitgeber für die Kosten auf. Musstest du die Kosten einer Dienstreise selber tragen und machst sie steuerlich geltend, solltest du die Ausgaben nachweisen können. Als Beleg kannst du hier ein Fahrtenbuch führen, Tankquittungen, Fahrtickets oder Hotelrechnungen aufbewahren.

Hat dein Arbeitgeber anteilig Kosten übernommen, kannst du die überschüssigen Reisekosten absetzen. In diesem Fall musst du dem Finanzamt genau offenlegen, was du und was dein Arbeitgeber übernommen hat.

Diese Reisekosten kannst du absetzen

Fahrtkosten

Fahrtkosten kannst du als Pauschale oder als tatsächlich entstandene Fahrtkosten absetzen.

Bist du mit Bus, Bahn oder Flugzeug angereist, gibst du die Beträge an, die auch auf deinen Rechnungen für die Fahrkarten und Tickets stehen.

Wenn du mit dem eigenen Auto gefahren bist, gestaltet sich der Nachweis der Fahrtkosten etwas schwieriger. Die Kosten kannst du in diesem Fall mit Hilfe der Reisekostenpauschale berechnen. Sie beträgt 30 Cent pro gefahrenen Kilometer. Du kannst sie also sowohl für den Hin- als auch den Rückweg nutzen. Wenn du mit einem Motorrad oder Mofa unterwegs warst, kannst du 20 Cent pro Kilometer absetzen.

Beispiel:

Bei einer Dienstreise von Berlin nach Hamburg mit dem Auto können 2 x (289 Km x 0,30 Cent) = 173,40 Euro Reisekosten von der Steuer abgesetzt werden.

Wenn dir ein Dienstwagen zur Verfügung stand, kannst du deine beruflich veranlassten Fahrten allerdings nicht als Werbungskosten absetzen.

Mit der Taxfix-App kannst du deine Fahrtkosten auf Dienstreisen ganz einfach erfassen. Dabei berechnet die App die Pauschale automatisch für dich. Wie das genau geht, erläutern wir unten.

Verpflegungsmehraufwand / Spesen

Häufig übernimmt der Arbeitgeber auch Kosten für die Verpflegung und legt fest, ob du bei einer Dienstreise kostenlose Mahlzeiten erhältst, ob Anteile gezahlt werden oder die steuerlich zulässige Verpflegungspauschale greift. Diese Pauschale darf dein Arbeitgeber sozialversicherungsfrei und steuerfrei erstatten.

Deinen Mehraufwand für die Verpflegung gibst du in deiner Steuererklärung an, um ihn steuerlich geltend zu machen. Dabei greift eine Verpflegungspauschale. Ihre Höhe ist abhängig von der Dauer deiner Abwesenheit vom eigenen Zuhause bzw. von deiner üblichen Tätigkeitsstätte. Ab einer Abwesenheit von mehr als 8 Stunden kannst du die Pauschale geltend machen.

Bei Reisen ins Ausland gelten teilweise andere Pauschalen.

Die Taxfix-App berechnet deinen Verpflegungsmehraufwand automatisch für dich und berücksichtigt dabei auch Erstattungen durch den Arbeitgeber, die in deiner Lohnsteuerbescheinigung notiert sind. Du gibst lediglich die Eckdaten deiner Reise an. Weitere detaillierte Informationen zum Verpflegungsmehraufwand findest du hier.

Übernachtungs- und Reisenebenkosten

Zusätzlich zu Fahrt- und Verpflegungskosten können weitere Aufwendungen anfallen. Diese sind beispielsweise:

• Übernachtungskosten
• Parkgebühren
• Mautgebühren
• Kosten für Mietwagen, Taxi oder öffentliche Verkehrsmittel
• Gepäckgebühren
• Eintrittskosten aus beruflichem Anlass wie Messen oder Veranstaltungen
• Trinkgelder

Kosten für dein Privatvergnügen kannst du allerdings nicht absetzen. Dazu gehören beispielsweise Privattelefonate, Minibar, Massagen oder Pay-TV. Auch die Kosten für Kleidung, Reisekoffer oder andere Reiseausrüstung kannst du nicht angeben.

So gibst du deine Dienstreise in der Taxfix-App an

Kosten für Geschäftsreisen kannst du in unserer App in der Kategorie “Arbeit” erfassen.

Die App fragt dabei alle steuerlich relevanten Kosten ab und berücksichtigt anhand deiner Angaben die geltende Verpflegungs- und Kilometerpauschale automatisch.

Bitte beachte, dass Kosten nur steuerlich geltend gemacht werden können, wenn sie nicht durch den Arbeitgeber vollständig erstattet wurden. Erstattungen werden in der App ebenfalls abgefragt oder über die Daten deiner Lohnsteuerbescheinigung angegeben. Sie werden dann automatisch mit deinen Kosten verrechnet.

Für die Berechnung der Fahrtkosten gibst du zuerst an, wohin die Reise ging und welches Verkehrsmittel du genutzt hast. Wähle anschließend Start- und Zielort aus, damit die gefahrenen Kilometer ermittelt werden können. Warst du mit Bus, Bahn oder Flugzeug unterwegs, kannst du die tatsächlichen Kosten für Tickets angeben.

Der Verpflegungsmehraufwand wird automatisch berechnet. Hierfür gibst du lediglich den Zeitraum deiner Reise an.

Zum Abschluss kannst du Übernachtungskosten und Reisenebenkosten eintragen.