Wenn dir ein Originalbeleg fehlt, kannst du in bestimmten Fällen einen Eigenbeleg erstellen. Wann das sinnvoll ist und was du beachten musst, erklären wir hier.
📌 Kurz & Knapp
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Eigenbelege helfen bei verlorenen oder fehlenden Quittungen.
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Sie eignen sich für kleinere Beträge bis 150 Euro.
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Es gibt keinen Anspruch auf Anerkennung durch das Finanzamt.
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Du solltest einen Eigenbeleg gut begründen und ergänzend Nachweise beilegen.
🚀 Dein Guide
Was ist seit 2017 bei Belegen zu beachten?
Seit 2017 gilt die sogenannte Belegvorhaltepflicht. Das heißt: Du musst Belege nicht mehr automatisch mit der Steuererklärung einreichen, aber du musst sie aufbewahren und dem Finanzamt bei Nachfrage vorlegen können.
Wann ist ein Eigenbeleg möglich?
Ein Eigenbeleg ist eine Notlösung, wenn ein Beleg verloren gegangen oder unleserlich ist. Du darfst ihn nur verwenden, wenn es keinen anderen Nachweis mehr gibt.
Wichtig: Das Finanzamt ist nicht verpflichtet, einen Eigenbeleg anzuerkennen. Es handelt sich um eine Ausnahme, nicht um eine Standardlösung. Bei häufigem Einsatz kann es zu Rückfragen kommen.
Am ehesten werden Eigenbelege bei Ausgaben bis 150 Euro anerkannt.
Welche Ausgaben kann ich mit einem Eigenbeleg nachweisen?
Eigenbelege eignen sich für kleinere, übliche Ausgaben wie:
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Verlorene oder gestohlene Quittungen (z. B. Fachliteratur, Reinigung)
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Automaten ohne Belegfunktion (z. B. Parkuhr, Waschanlage)
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Reisenebenkosten (z. B. Trinkgelder)
Hinweis für Selbstständige: Der Vorsteuerabzug ist mit einem Eigenbeleg nicht möglich. Dafür brauchst du eine ordnungsgemäße Rechnung mit Umsatzsteuerausweis.
Wie muss ein Eigenbeleg aussehen?
Du kannst den Eigenbeleg selbst in einem Textprogramm erstellen. Diese Angaben müssen enthalten sein:
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Betrag
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Zahlungsdatum
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Zahlungsempfänger mit vollständiger Adresse
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Art der Ausgabe / Verwendungszweck
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Grund für den fehlenden Originalbeleg
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Ort, Datum und eigene Unterschrift
Ergänzend kannst du z. B. einen Kontoauszug oder E-Mail-Nachweise beilegen.
Beispiele für Eigenbelege
Beispiel 1: Parkgebühren ohne Quittung
Du warst bei einem Bewerbungsgespräch, hast geparkt und keine Quittung erhalten.
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Betrag: 5 Euro
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Zahlungsdatum: 1.3.2023
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Zahlungsempfänger:
Parkhaus City, Parkhausstr. 5, 12345 Musterstadt -
Verwendungszweck: 2 Stunden Parken, Bewerbungsgespräch bei Muster GmbH
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Grund: Defekter Parkautomat, keine Quittung erhalten
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Ort/Datum: Musterstadt, 5.3.2023
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Unterschrift: Antonie Mustermann
Beispiel 2: Quittung für Bürostuhl verloren
Du hast mit Karte bezahlt und reichst zur Sicherheit den Kontoauszug mit ein.
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Betrag: 99 Euro
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Zahlungsdatum: 27.2.2023
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Zahlungsempfänger:
Möbelhaus Möbel 3000, Möbelstr. 2, 12345 Musterstadt -
Verwendungszweck: Kauf eines Bürostuhls
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Grund: Quittung verloren
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Ort/Datum: Musterstadt, 5.3.2023
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Unterschrift: Max Mustermann
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