Kassenzettel, Verträge, Quittungen – in Zeiten der Digitalisierung musst du bei deiner Steuererklärung keine Belege mehr einreichen. Warum du Nachweise und Unterlagen dennoch aufbewahren solltest, erklären wir dir in diesem Artikel.

Inhalt:

• Muss ich Kosten nachweisen können?
• Wann muss ich Belege einreichen?
• Wie kann ich meine Kosten nachweisen?
• Wie reiche ich Nachweise beim Finanzamt ein?
• In welchen Fällen fragt das Finanzamt nach Belegen?
• Ich habe keine Belege mehr, was nun?
• Was passiert, wenn meine Nachweise nicht anerkannt werden?
• Wie lange sollte ich Nachweise aufbewahren?
• Welche Unterlagen hat das Finanzamt bereits?

Muss ich Kosten nachweisen können?

Die kurze Antwort lautet: Ja. 

Wenn du bestimmte Aufwendungen steuerlich geltend machen willst, musst du sie mit Belegen nachweisen können. Nur so kannst du dem Finanzamt glaubhaft machen, dass dir Kosten entstanden sind und diese von dir bezahlt wurden. 

Von dieser Pflicht ausgenommen bist du nur dann, wenn du bestimmte Pauschalen oder Nichtbeanstandungsgrenzen in Anspruch nimmst. Über Pauschalen können fixe Werte für bestimmte Aufwendungen angesetzt werden - ein Einzelnachweis der Kosten ist dann nicht mehr nötig. Hier findest du dazu weitere Informationen. 

Wann muss ich Belege einreichen? 

Deine Kosten musst du zwar nachweisen können. Es ist aber nicht nötig, sie unaufgefordert dem Finanzamt vorzulegen. Ganz im Gegenteil gilt: 

💡 Du musst Belege und Quittungen nur noch einreichen, wenn das Finanzamt dich dazu schriftlich auffordert. 

Es genügt also, wenn du bei der Steuererklärung deine Ausgaben in der Taxfix-App einträgst und die Nachweise für eventuelle Rückfragen aufbewahrst. Benötigt das Finanzamt bestimmte Unterlagen für deine Steuererklärung, wird es sich bei dir melden.

Wie kann ich meine Kosten nachweisen?

Deine Kosten belegst du durch unterschiedliche Nachweise. Das können sein:

• Quittungen (z. B. Kaufbelege, Kassenzettel, Spendenquittungen)
• Rechnungen (z. B. Handwerkerrechnung)
• Verträge (z. B. Kaufverträge, Mietverträge)
• Kontoauszüge
• Sonstiges (z. B. Nebenkostenabrechnung, Fotos und Grundrisse vom häuslichen Arbeitszimmer, Nachweis medizinischer Behandlungen, etc.)

Die Belege müssen dir im Original vorliegen. Hast du eine Rechnung auf elektronischem Wege erhalten, wird sie anerkannt, wenn sie alle gesetzlich vorgeschriebenen Angaben enthält.

Wie reiche ich Nachweise beim Finanzamt ein?

Deine Belege kannst du dem Finanzamt per Post zukommen lassen. Normalerweise reicht es, wenn du Kopien der Originale einreichst. 

Eine elektronische Übermittlung von Belegen ist mit Taxfix derzeit leider noch nicht möglich.

In welchen Fällen fragt das Finanzamt nach Belegen?

Es kann ganz unterschiedliche Gründe dafür geben, dass das Finanzamt von dir Nachweise sehen möchte. 

Hattest du einmalig hohe Kosten, zum Beispiel für eine berufliche Fortbildung, ist denkbar, dass du diese Aufwendungen belegen musst. Wenn du erstmals ein häusliches Arbeitszimmer geltend machst, ist es gängig, dass das Finanzamt dir dazu einen Fragebogen zusendet und möglicherweise Belege einfordert. 

Dein Sachbearbeiter entscheidet also je nach individuellem Steuerfall, ob er sich ein genaues Bild machen möchte. Das ist kein außergewöhnlicher Vorgang. Grundsätzlich solltest du daher im Laufe des Jahres alle Quittungen und Nachweise aufbewahren. Dabei gilt: lieber zu viel aufbewahren als zu wenig. 

Ich habe keine Belege mehr, was nun?

Solltest du einzelne Belege nicht mehr zur Hand haben, kannst du versuchen, die Kosten durch Abbuchungen von deinem Konto nachzuweisen. Mache einfach eine Kopie des Kontoauszugs und markiere die entsprechenden Kontoabgänge. Im Idealfall kombinierst du dies mit einer Erläuterung, weshalb ein Beleg nicht vorliegt.

Kosten kannst du auch mit Hilfe eines sogenannten Eigenbelegs nachweisen. Schreibe auf, welche Kosten wann entstanden sind und weshalb du keine Quittung hast. Dann unterschreibst du diesen Beleg und schickst ihn nach Anforderung an dein Finanzamt. Genaueres zum Eigenbeleg erklären wir dir hier.

Was passiert, wenn meine Nachweise nicht anerkannt werden?

Wenn dein Sachbearbeiter deine Nachweise nicht akzeptiert, kann er die Anerkennung der Kosten verweigern. 

Wie lange sollte ich Nachweise aufbewahren?

Für Privatpersonen gibt es keine gesetzliche Aufbewahrungsfrist. Dennoch solltest du deine Nachweise nicht gleich wegschmeißen, sobald du deinen Steuerbescheid in den Händen hältst – insbesondere wenn dein Steuerbescheid einen Vorläufigkeitsvermerk enthält. Es empfiehlt sich, die Belege für eventuelle Rückfragen noch mindestens vier Jahre lang aufzubewahren.

🚨 Bitte beachte: Bist du selbstständig, betreibst ein Gewerbe oder verdienst mehr als 500.000 pro Jahr, gelten Aufbewahrungsfristen zwischen sechs und zehn Jahren. Selbständige und Gewerbetreibende kann Taxfix derzeit noch nicht unterstützen.

Welche Unterlagen hat das Finanzamt bereits?

Einige Informationen liegen dem Finanzamt in der Regel schon vor, da Arbeitgeber und Versicherungsträger sie automatisch melden. Dazu gehören:

• Informationen zum Bezug von Lohnersatzleistungen (z.B. Arbeitslosengeld, Kurzarbeitergeld, Elterngeld)
• Jährliche Lohnsteuerbescheinigung
• Bescheinigungen über geleistete Altersvorsorgebeiträge (z. B. Riester-Rente)
• Bescheinigungen der Krankenversicherung