Brauche ich Belege und Nachweise?

Kassenzettel, Verträge, Quittungen – in Zeiten der Digitalisierung musst du bei deiner Steuererklärung keine Belege mehr unaufgefordert einreichen. Doch Vorsicht: Das bedeutet nicht, dass du sie einfach entsorgen kannst! Warum Nachweise weiterhin wichtig sind, erfährst du hier.

🚀 Dein Guide 

• • Muss ich Kosten nachweisen können?
  • Wann muss ich Belege einreichen?
  • Wie kann ich meine Kosten nachweisen?
  • Wie reiche ich Nachweise beim Finanzamt ein?
  • In welchen Fällen fragt das Finanzamt nach Belegen?
  • Ich habe keine Belege mehr – was nun?
  • Was passiert, wenn meine Nachweise nicht anerkannt werden?
  • Wie lange sollte ich Nachweise aufbewahren?
  • Welche Unterlagen hat das Finanzamt bereits?

Muss ich Kosten nachweisen können?

👉 Die kurze Antwort lautet: Ja.

Wenn du bestimmte Aufwendungen steuerlich geltend machen willst, musst du sie mit Belegen nachweisen können. Nur so kannst du dem Finanzamt glaubhaft machen, dass dir Kosten entstanden sind und diese von dir bezahlt wurden.

🤓 Von dieser Pflicht ausgenommen bist du nur, wenn du bestimmte Pauschalen oder Nichtbeanstandungsgrenzen in Anspruch nimmst. Mit Pauschalen kannst du fixe Werte für bestimmte Aufwendungen ansetzen, sodass kein Einzelnachweis mehr erforderlich ist. 

ℹ️ Hier findest du weitere Informationen: Pauschalen und Nichtbeanstandungsgrenzen: Kosten ohne Belege absetzen

Wann muss ich Belege einreichen?

Du musst deine Kosten zwar nachweisen können, aber sie nicht unaufgefordert dem Finanzamt vorlegen. Ganz im Gegenteil:

💡 Belege und Quittungen sind nur dann einzureichen, wenn das Finanzamt sie explizit anfordert.

Es reicht aus, wenn du deine Ausgaben in der Steuererklärung angibst und die Nachweise für eventuelle Rückfragen aufbewahrst. Falls das Finanzamt bestimmte Unterlagen benötigt, wird es sich melden.

Wie kann ich meine Kosten nachweisen?

Belege können unterschiedliche Formen haben:

• Quittungen (z. B. Kaufbelege, Kassenzettel, Spendenquittungen)
• Rechnungen (z. B. Handwerkerrechnung)
• Verträge (z. B. Kaufverträge, Mietverträge)
• Kontoauszüge
• Sonstige Nachweise (z. B. Nebenkostenabrechnung, Fotos vom häuslichen Arbeitszimmer, ärztliche Bescheinigungen)

📜 Belege müssen im Original vorliegen. Elektronische Rechnungen sind zulässig, sofern sie alle gesetzlichen Angaben enthalten.

Wie reiche ich Nachweise beim Finanzamt ein?

📮 Belege können per Post eingereicht werden. Normalerweise reichen Kopien der Originale aus.

⚠️ Eine elektronische Übermittlung ist mit Taxfix derzeit leider noch nicht möglich.

In welchen Fällen fragt das Finanzamt nach Belegen?

Das Finanzamt kann Nachweise aus verschiedenen Gründen anfordern:

• 📌 Hohe einmalige Kosten, z. B. für eine berufliche Fortbildung.
• 🏠 Geltendmachung eines häuslichen Arbeitszimmers (möglicherweise mit zusätzlichem Fragebogen).
• 👨‍💼 Individuelle Prüfung durch den Sachbearbeiter.

💡Tipp: Bewahre alle relevanten Belege auf. Lieber zu viele als zu wenige!

Ich habe keine Belege mehr – was nun?

Falls du Belege verloren hast, kannst du versuchen, die Kosten auf andere Weise nachzuweisen:

• 💳 Kontoauszüge: Kopie des Kontoauszugs mit Markierung der relevanten Abbuchung.
• ✍️ Eigenbeleg: Notiere den Betrag, das Datum und den Grund der Ausgabe, unterschreibe den Beleg und reiche ihn ein. 

Was passiert, wenn meine Nachweise nicht anerkannt werden?

Falls das Finanzamt deine Nachweise nicht akzeptiert, kann es die Kosten steuerlich nicht anerkennen.

Wie lange sollte ich Nachweise aufbewahren?

• 🏠 Privatpersonen: Keine gesetzliche Frist, aber mindestens vier Jahre empfohlen.
• 📜 Falls dein Steuerbescheid vorläufig ist: Belege unbedingt aufbewahren.

🚨 Selbständige und Gewerbetreibende müssen Belege sechs bis zehn Jahre aufbewahren.

Welche Unterlagen hat das Finanzamt bereits?

Einige Daten liegen dem Finanzamt automatisch vor, zum Beispiel:

• 📋 Informationen zu Lohnersatzleistungen (z. B. Arbeitslosengeld, Kurzarbeitergeld, Elterngeld)
• 🧾 Jährliche Lohnsteuerbescheinigung
• 💰 Bescheinigungen über Altersvorsorgebeiträge (z. B. Riester-Rente)
• 🏥 Krankenversicherungsbescheinigungen

Fazit: Auch wenn du Belege nicht mehr einreichen musst, solltest du sie sicher aufbewahren. Im Zweifel kann das Finanzamt Nachweise verlangen!

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